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2022/07/28
隨著各項信息化建設的推進。檔案的數字化掃描工作已經成為了企業的重要組成部分。檔案掃描也已經成為了檔案部門的一項常態化工作。那么下面就來看看檔案掃描工作前需要做好哪些準備工作吧！
1、做好掃描工作的頂層設計
要做好掃描工作，首先要做好位掃描工作的頂層設計，即掃描工作及相關工作的總體規劃，主要分為以下的三個方面：
①、協調檔案單位與檔案掃描的分工。明確檔案是在檔案單位掃描還是在檔案館掃描，以便各單位安排自己的任務。
②、是協調檔案部門掃描任務量與一年內其他工作的關系。掃描是一項正常的任務，應協調單位現有的工作量，合理制定工作計劃。如果工作量太大，必然會導致“趕工”這種現象降低了掃描質量，影響和干擾了正常的辦公秩序；如果工作量太小，掃描速度無法跟上檔案移交博物館的速度，會導致檔案積壓，使這些檔案無法及時獲取.有效利用。
③、它是計劃掃描的文件之間的順序關系。掃描應根據文件使用要求的緊急程度進行，掃描需求較大的文件優先。
2、掃描工作的相關配置
古人云:“工欲善其事，必先.利其器”掃描工作離不開軟硬件配置的物質基礎，良好的配置可以提高掃描工作的效率。.在硬件方面掃描儀至關重要。由于掃描工作對設備功能的要求相對單一，配置過高會造成資源浪費，應根據實際工作需要合理配置，為公司節省資金；
其次在軟件方面，在選擇掃描軟件時，應充分考慮大多數操作人員的適應性和軟件的可操作性和簡單性。如果軟件太復雜，它將不可避免地影響可操作性，并降低工作效率。同時，還應考慮開發因素，確保設備定期使用，避免過早消除。
3、做好掃描檔案的前期處理工作
檔案部門存儲的檔案一般采用“三點一線”縫制后安裝在文件盒中。為了加快掃描速度，保證掃描質量，一般拆卸縫制文件，使用高速掃描儀進行掃描。拆卸過程中，應注意刀具劃傷文件等因素對文件的損壞。
拆線速度應與掃描速度相匹配。正常情況下，拆卸一卷掃描一卷，防止大量拆卸檔案堆積造成檔案混合或丟失；兩個人也可以是一個小組，分工合作，一個負責拆卸，一個負責掃描。同時，在早期處理中，還應檢查以往文件的標準化，如文件名稱和目錄是否對應.正確填寫檔號章.由于歸檔工作不認真，上述錯誤現象在工作中極為普遍。
以上就是進行檔案掃描前需要做好的準備工作介紹了。檔案掃描工作需要遵守和執行相關程序的監督。加強對各環節掃描人員的工作指導，幫助他們避免一些容易發生的誤操作。
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