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2022/04/12
在我們的潛意識里對檔案管理就是把歷史存在的文件、資料都統一分類保管起來，但是如今檔案的作用不僅僅是為了維護組織歷史真實面貌，檔案作為組織內部最為規范化的知識資產，它的作用應該是可以提供重復利用、促進改善，有治理效能，從而實現提高組織核心競爭力、促進創新的目的。
一、檔案的采集與形成
首先系統應該提供多樣化的檔案采集方法，讓組織可以靈活化地采用分散式或集中式的檔案采集方法。在如今自動化程度越來越高的信息化管理中，通過接口程序，可以實現業務系統與檔案管理系統的數據交換，對應的歸檔工作即可省去重復錄入、上傳等，
需要手工處理的繁瑣操作，直接可采用歸檔編輯工具，實現綜合檔案的錄入、紙質文件的掃描、電子文件的引入、檔案條目的批量錄入、批量修改、歸檔、表格打印等，在一個界面上，即可實現從文件到檔案的全過程。
二、檔案的共享與利用
檔案的利用離不開借閱與歸還，包括實體文件的出入庫與電子文件的借閱。
1、檔案的借用申請：提供工作流程功能，可用于例如檔案的傳送、移交、借用申請等，能起到緩解業務的壓力以及提高業務效率。
2、檔案的借閱與歸還：提供專用的借閱與歸還模塊，其功能就像圖書館的借、還書登記一樣，還提供對應的統計報表，有效記錄檔案利用信息。
3、檔案的份數管理：提供的檔案借閱管理，已深入照顧到一式多份的文檔，對存在的每一份文檔，都可實施借閱。
銀雁科技有一套可以涵蓋到檔案全生命周期管理解決方案的系統，它能使組織的檔案管理水平，快速上升到知識管理的高度，并使檔案具備知識資產的屬性，為檔案資料的共享與利用提供便利。
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