新聞資訊
2022/04/14
文檔外包服務(wù)存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，比如說來自中介的風(fēng)險(xiǎn)、單位自身的風(fēng)險(xiǎn)和市場的風(fēng)險(xiǎn)等等，所以在現(xiàn)在文檔外包時(shí)需要注意以下的事項(xiàng)。
一、資質(zhì)與規(guī)模
企業(yè)在選擇與自己合作的外包公司時(shí)需要一定的標(biāo)準(zhǔn)，建立必要的門檻，從而保證文檔安全。首先要考察公司的資質(zhì)，很多企業(yè)在選擇文檔外包公司時(shí)，只審核基本資料，比如工商登記證書、稅務(wù)登記證，稍微重視文檔管理的企業(yè)會(huì)查看當(dāng)?shù)匚臋n管理局的備案登記證，然而這些是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要重點(diǎn)考察承包單位的內(nèi)部管理機(jī)制，是否能夠全面保證文檔的實(shí)體安全和信息安全。
二、庫房裝具設(shè)施，即文檔的存放環(huán)境
能否提供足夠的庫房,最大限度地保護(hù)文檔的安全與完整，保證寄存的文檔不丟失、不缺少、不損毀、不泄密，安全第一，這是需求方的寄存文檔的首要前提。文檔寄存是否配備有文檔密集架、專用文檔保管箱、溫濕度控制及防光防塵防蟲防火等設(shè)施，是否具有監(jiān)控錄像系統(tǒng)、報(bào)警系統(tǒng)設(shè)備以及24小時(shí)專人值守等。
三、寄存服務(wù)提供方管理團(tuán)隊(duì)的服務(wù)能力
管理團(tuán)隊(duì)的服務(wù)能力是保證需求方的文檔寄存服務(wù)是否完美無缺，文檔利用是否及時(shí)準(zhǔn)確快捷，文檔存放是否安全的重要保證。服務(wù)能力分為基本服務(wù)能力和特定服務(wù)能力。
以上就是文檔外包服務(wù)需要注意的事項(xiàng)了，還有是否需要提供方對(duì)寄存文檔進(jìn)行文檔整理、文檔消毒、數(shù)字化、錄入文檔系統(tǒng)等更進(jìn)一步的服務(wù)。
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